20% tijd winnen? 12 principes om je werk te organiseren
Wil je 20% aan tijd winnen? Dan heb ik hier 12 principes voor je om daar aan te werken. 20% is 1 dag in de week en 1,6 uur per dag aan tijdwinst. Wie wil dat nou niet? Tijd om eindelijk aan dat project te werken. Of tijd om vroeger naar huis te gaan. Lees snel de 12 principes.
Principe 1. Ga voor in de bus zitten en achter het stuur
Zit je achter het stuur van jouw leven van alledag en heb je daardoor de regie over jouw activiteiten? Of laat jij je rijden en beinvloeden door achter in de bus te zitten? Ben je pro actief en bepaal jij of ben je reactief en laat je het door anderen bepalen?
Principe 2. Uit het hoofd en op papier
Je hoofd heb je om te denken en niet om te onthouden. Schrijf activiteiten, dingen “to do” zoveel mogelijk op. Dat geeft overzicht en rust. Zo heb je jouw hoofd leeg om na te denken en creatief te zijn en niet om te onthouden.
Principe 3. Werk volgens een vaste methode
Leer jezelf een vaste methodiek, systeem, werkwijze of volgorde aan. De populairste methode op dit moment is die van David Allen en heet “getting things done”. Zijn bestseller is te bestellen op bol.com of op managementboek.nl.
Principe 4. Overzicht geeft rust
Door activiteiten op papier te zetten en te werken volgens een vaste methodiek krijg je overzicht. Overzicht geeft rust. Zorg ook dat je werkomgeving overzichtelijk en netjes is. Dat werkt veel prettiger, ook voor je omgeving.
Principe 5. De 2 minuten regel
Als het binnen 2 minuten kan, doe het dan! Stel je steeds de vraag: kan ik dit binnen 2 minuten doen? Zo ja, doe het. Zo niet, maak er dan een taak voor een later moment of een agendapunt van.
Principe 6. Plan eerst de grote taken daarna de kleine
Blok de werkzaamheden die veel tijd en/of concentratie kosten eerst in je agenda. Plan daaromheen de minder tijd en energie-rovende taken. Plan ruim zodat je meer tijd overhoudt voor dingen die tussendoor kunnen.
Principe 7. De 10 minuten voorbereidig
Als je elke dag 10 minuten besteedt aan het voorbereiden voor de volgende dag win je dagelijks minimaal 1 uur aan tijd. Bijvoorbeeld de agenda checken en het voorbereiden op afspraken, taken en werkzaamheden zorgt voor veel tijdwinst. Hoe kun jij je dag morgen zo efficiënt en effectief mogelijk inrichten?
Principe 8. Richt je op zaken waar je directe invloed op hebt
Door je te focussen op de dingen waar je direct en indirect invloed op hebt vergroot jij je effectiviteit en wordt je invloed steeds groter. Richt jij je op zaken waar je wel betrokken bij voelt maar geen invloed op hebt, dan heeft dat een negatieve invloed en kun je gefrustreerd raken.
Principe 9. Wat belangrijk is heeft voorrang
Er zijn twee dingen belangrijk. De taken en agendapunten die je als grote blokken hebt ingepland. En calamiteiten/dringende verstoringen. Door een juiste planning en de 10 minuten regel heb je hier tijd en de energie voor.
Principe 10. Durf te delegeren
Durf zaken uit handen te geven en vertrouw op de ander. Maak een overzicht met de volgende vragen:
– Wat blijf ik doen (dingen die ik leuk vind?)
– Wat ga ik uitbesteden (kunnen anderen beter dan ik?)
– Wat ga ik niet meer doen? (activiteiten die niet bijdragen)
Principe 11. Zeg eens wat vaker Nee
Geef geen antwoord op vragen van collega’s. Vraag eens wat vaker: wat heb je er zelf al aan gedaan? Hoe zou je het zelf oplossen? Wat denk je eraan te doen? Wie ga je bellen? Laat de verantwoordelijkheid bij de ander.
Principe 12. Discipline
Het wordt een gewoonte als je het 100x hebt gedaan en ondertussen 3 maanden hebt volgehouden. Dan is jouw verandering van je gedrag in je systeem gaan zitten en doe je de dingen onbewust en automatisch. Volhouden dus!
Wil je ook meer overzicht, meer rust en meer gedaan krijgen in minder tijd? Dus 20% tijdwinst. Neem dan vrijblijvend contact met mij op. Je kunt mij bellen op 0575-515183 of je stuurt mij een e-mail: gerrit@montizaantrainingenadvies.nl.
